2　公文例式は、別表第1のとおりとする。

2　前項の規定による記号は、課名若しくは所名を簡潔に表示するもの又は課名若しくは所名とする。

3　文書の番号は、毎年4月1日から始まり、翌年の3月31日に終わるものとする。ただし、第1項第1号に掲げる文書の番号は、毎年1月1日から始まり、12月31日に終わるものとする。

2　法務私学課長は、本庁及び所の文書管理事務を随時調査し、適正かつ能率的に処理されるよう指導しなければならない。

3　法務私学課長は、前項の規定による調査又は指導のために必要な限度において、課長、室長又は所長に対し、報告を求めることができる。

2　文書主任は、本庁にあっては庶務を担当する係長(庶務を担当する係長が置かれていない課にあっては課長が所属職員のうちから指名する者)を、所にあっては庶務を担当する所の課長(庶務を担当する所の課長が置かれていない所にあっては所長が所属職員のうちから指名する者)をもって充てる。

3　文書主任が不在のとき又は課若しくは所の運営上必要なときは、課長又は所長が所属職員のうちから指名する者がその職務を代行することができる。

2　文書取扱者は、課長又は所長が所属職員のうちから指名する。

2　秘密を要する文書の取扱い及び保管については、特に注意を払わなければならない。

3　文書は、法令(条例、規則及び規程を含む。以下同じ。)に別に定めがある場合を除くほか、上司の許可を得ないで、関係者以外の者に閲覧させ、又はその写しを交付してはならない。

2　郵便料の未納又は不足の郵便物は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受領することができる。

2　法務私学課長は、2以上の課に関係のある郵便物を配布するときは、その関係の最も深い課に配布しなければならない。

3　法務私学課長は、文書(電子文書を除く。次条及び第13条において同じ。)で郵便物以外のものを受領したときは、郵便物に準じて取り扱うものとする。

2　前項の規定により親展文書の交付を受けた者は、当該親展文書が同項第2号に規定する手続を必要と認めるものであるときは、速やかに同号に規定する手続を行わなければならない。

3　文書主任は、配布を受けた文書のうちに当該課の主管に属しないものがあるときは、直ちに関係課に送付しなければならない。

4　文書主任は、他の課に関係のある文書の配布を受けたときは、その旨を関係課の文書主任に連絡し、必要がある場合は、その写しを送付しなければならない。

2　前項の規定により親展文書の交付を受けた者は、当該親展文書が同項第2号に規定する手続を必要と認めるものであるときは、速やかに同号に規定する手続を行わなければならない。

2　法務私学課長又は課若しくは所の文書主任は、当該課若しくは所の主管に属しない電子文書又は他の課に関係のある電子文書を受信したときは、直ちに当該関係課に転送しなければならない。

3　課又は所の文書主任は、前項の規定により転送を受けた電子文書が当該課又は所の主管に属しないものであるときは、直ちに関係課又は所に転送しなければならない。

4　前3項に定めるもののほか、電子メールによる電子文書の取扱いについては、佐賀県電子メール取扱規程(平成25年佐賀県訓令甲第10号)の定めるところによる。

2　担当者は、前項の規定により交付を受けた文書が申請書、照会文書等当該文書に基づき指令、回答等を要する文書その他必要と認めるものである場合は、文書管理システムにより収受の処理を行わなければならない。

2　前項の規定によることができない場合には、文書を作成し、又は取得した後に起案又は供覧の手続を行わなければならない。

2　起案の要旨を説明する必要のあるものは、起案文書にその要旨、関係法文及び参考となる事項又は資料を付記し、又は添付し、事件の経過を分かりやすいようにしなければならない。

3　電報案は、特に簡明な内容とし、案文にふりがなを付けるとともに、余白に総字数を記載しなければならない。

2　説明資料、会議資料等の文書には、作成年月日及び主務課名を当該文書の右上余白に表示するよう努めなければならない。

2　起案文書のうち秘密を要するもの、重要なもの又は急施を要するものの回議については、電子回議の場合を除き、起案者又は内容を説明できる者が持ち回わって行わなければならない。

2　前項第2号の場合において、決裁権者の後閲を受けるときは、あらかじめ同号の印影の上部に「後閲」と記さなければならない。

2　他部に関係のある起案文書は、主務部長の回議又は決裁を経た後に関係部に合議しなければならない。

3　条例、規則、告示又は訓令甲に係る文書その他県公報に登載する文書は、法務私学課長に合議しなければならない。

4　合議に際し、意見が一致しないときは、上司の裁決を受けなければならない。

2　起案者は、文書管理システムによる起案文書が廃案となった場合は、文書管理システムにより廃案の処理をしなければならない。

3　決裁の後、新たな事態の発生により施行を取りやめ、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、決裁の終わった起案文書(以下「原議書」という。)を添付して決裁を受けなければならない。

4　決裁の後、誤りを発見したときは、これを訂正して上司の承認を受けなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、文書管理システムにより難い場合には、当該文書の余白に供覧印(様式第5号)を押して行うものとする。

2　法務私学課長が管守する公印(法務私学課の課印及び課長印を除く。)を使用するときは、法務私学課長の承認を受けなければならない。

3　法務私学課長は、電子回議の場合を除き、前項の承認をするときは、原議書に公印使用承認印(様式第6号)を押さなければならない。

4　前3項に定めるもののほか、公印の使用については、佐賀県公印規程(昭和42年佐賀県訓令甲第4号)の定めるところによる。

5　電子署名は、第1項第2号及び第3号に掲げる文書を電子施行により施行する場合に限り、行うものとする。

6　前項に定めるもののほか、電子署名については、佐賀県電子署名規程(平成14年佐賀県訓令甲第11号)の定めるところによる。

2　電子施行は、電子メール、文書管理システム又は総合行政ネットワークにより、国若しくは県の機関又は電子施行を了解している者に対して電子文書を交付する場合に行うことができる。

2　前項の規定により発送する文書については、主務課において封入又は包装その他発送に必要な処理をしなければならない。ただし、法務私学課であて先の同じものを合封して発送する場合は、この限りでない。

3　法務私学課長は、第1項の規定により発送文書の持込みを受けたときは、速やかに当該文書を発送しなければならない。この場合において、起案文書に速達扱いその他特殊な取扱いの表示があっても、内容を審査してその必要がないと認められるものは、主務課と協議してその取扱方法を変更することができる。

4　本庁において、主務課が法務私学課に対し郵便切手等の請求をしようとするときは、前項に規定する特殊な取扱いの必要性を確認することができる起案及び郵便切手等請求書(様式第6号の2)を法務私学課に持ち込み、その承認を受けなければならない。

5　法務私学課において逓送(法務私学課が定める計画に基づき本庁と現地機関等との間を巡回して文書の発送等を行う業務をいう。)により発送する文書の取扱いは、別に定める。

2　文書主任並びに主務係長及び所の主務課長は、随時未完結文書を調査し、その処理状況を把握するとともに、担当者に対して文書の処理の促進について必要な指示をしなければならない。

2　文書管理システムによる場合を除き、簿冊は、次の各号に定める方法により編さんしなければならない。

2　保存期間が10年以上の完結文書(電磁的記録を除く。)は、佐賀県公文書館長(以下「公文書館長」という。)が公文書館において保存するものとする。ただし、次に掲げるものは、その必要とする期間に限り、主務課長及び所長が書庫等において保管することができる。

3　完結文書(文書管理システムに記録されている電磁的記録に限る。)は、主務課長及び所長が文書管理システムにおいて保管するものとする。

4　完結文書(前項の電磁的記録以外の電磁的記録に限る。)は、主務課長及び所長が当該電磁的記録の保管に適した場所において保管するものとする。

5　主務課長及び所長は、完結文書の保管場所又は保存場所を文書管理システムに登録しなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、現に継続している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる完結文書については、同項の保存期間の満了する日後においても、当該訴訟が終結するまでの間、保存期間を延長するものとする。

3　第1項の規定にかかわらず、保存期間の異なる完結文書を同一の簿冊に保存する必要がある場合においては、最も長期に保存すべき完結文書の保存期間を基準として完結文書の保存期間を定めることができる。

4　完結文書の保存期間の起算日は、完結年月日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに編さんする完結文書の保存期間の起算日は、完結年月日の属する年の翌年の1月1日とする。

5　主務課長及び所長は、保管文書(前条第1項、第2項第1号及び第2号、第3項並びに第4項に規定する主務課長及び所長が保管する完結文書をいう。以下同じ。)及び保存文書(前条第2項本文に規定する公文書館長が保存する文書をいう。以下同じ。)について、保存期間を定める法令が改正された場合その他保存期間を変更する必要が生じた場合は、保存期間を延長し、又は短縮することができる。

6　主務課長及び所長は、第2項又は前項の規定により保存期間を延長し、又は短縮した場合は、文書管理システムにより保存期間の変更の処理を行わなければならない。

2　公文書館長は、前項の規定による引継ぎを受けたときは、保存文書引継目録に配架した書架の記号番号を記入しなければならない。

2　保存文書の借用期間は、1週間以内とする。ただし、特に必要があると認めるときはこの期間を延長することができる。

3　前2項の規定に基づき借用した保存文書(以下「借用文書」という。)は、期間内でも公文書館長が返付を求めたときは、直ちにこれを返さなければならない。

4　保存文書を閲覧し、又は借用する職員は、保存文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに、転貸、庁外持出し、抜取り、追補、まっ消、訂正等をしてはならない。

5　借用文書は、借用期間の満了したとき、又は期間内でも借用の必要がなくなったときは、直ちに返さなければならない。

6　保存文書を閲覧し、又は借用する職員は、保存文書を損傷し、若しくは紛失したとき、又は当該保存文書に異状を認めたときは、直ちに公文書館長に届け出て、その指示を受けなければならない。

2　公文書館長は、前項の規定により保存文書の返還を承認したときは、保存文書返還目録を添えて当該保存文書を主務課長又は所長に返還するとともに、保存文書引継目録にその旨を記載しなければならない。

3　主務課長及び所長は、前項の規定による返還を受けたときは、文書管理システムにおいて保管場所の変更登録を行った上で、保存文書引継目録に返還を受けた旨及び変更登録を行った旨を記載するとともに、保存文書返還目録に受領者を記載して公文書館長に返送しなければならない。

2　主務課長及び所長は、前項の規定により公文書館長に引き継ぐものを除き、保存期間の満了した保管文書を速やかに廃棄するものとする。

3　前2項に定めるもののほか、保管文書を廃棄する場合は、文書管理システムにより廃棄の処理を行わなければならない。

2　公文書館長は、前項の規定により保存期間の延長をしない旨の確認を得た保存文書については、別に定めるところにより歴史的文書として選別したものを除き、速やかに廃棄しなければならない。

3　前2項に定めるもののほか、保存文書を廃棄する場合は、文書管理システムにより廃棄の処理を行わなければならない。

1　この訓令は、昭和55年4月1日から施行する。

2　昭和55年4月1日から昭和56年3月31日までの間における文書の番号は、第4条の規定にかかわらず、この訓令による改正前の佐賀県文書規程(昭和30年佐賀県訓令甲第23号)第4条の規定により同年3月31日までに文書台帳により記入した最後の番号に引き続く番号から始まるものとする。

3　この訓令の施行の際現にある旧書式による起案用紙は、なお、当分の間これを使用することができる。

4　当分の間、電子契約(地方自治法第234条第5項に規定する契約内容を記録した電磁的記録を作成することにより締結した契約をいう。)の実証事業(試行的に電子契約により契約手続を実施する事業をいう。)において措置する電子署名(地方自治法施行規則(昭和22年内務省令第29号)第12条の4の2に規定するものに限る。)については、第34条第5項及び第6項の規定にかかわらず、知事又はその権限の委任を受けた者が行う電子署名とみなす。この場合において、当該電子署名の措置、管理等について必要な事項は、別に定める。

この訓令は、昭和56年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和57年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、昭和62年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の佐賀県文書規程で定める様式に基づいて調製した用紙は、当該用紙が残存する間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成元年4月1日から施行する。ただし、別表第1の改正規定(同表の3の(2)の2の改正規定中「昭和、、年度」を「平成、、年度」に改める部分を除く。)並びに様式第6号、様式第9号その1及び様式第9号その2の改正規定は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の佐賀県文書規程に規定する様式による用紙は、当該用紙が残存する間、所要の調整をして使用することができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成6年1月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際、現にこの訓令による改正前の佐賀県文書規程の規定に基づいて作成されている起案用紙等の様式は、この訓令による改正後の佐賀県文書規程の規定にかかわらず、平成6年3月31日までの間、使用することができる。

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

この訓令は、平成11年8月1日から施行する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

この訓令は、平成15年10月10日から施行する。

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成18年11月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令による改正前の佐賀県文書規程に規定する様式による用紙は、当該用紙が残存する間、所要の調整をして使用することができる。

(佐賀県歴史的文書の保存等に関する規程の一部改正)

3　佐賀県歴史的文書の保存等に関する規程(平成2年佐賀県訓令甲第3号)の一部を次のように改める。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現に地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により出納長が在職する場合においては、この訓令による改正後の佐賀県事務処理改善委員会規程、佐賀県公印規程、佐賀県文書規程、佐賀県電子署名規程、佐賀県職員記章に関する規程、佐賀県職員表彰規程及び佐賀県行政考査規程の規定にかかわらず、その任期中に限り、出納長及び副出納長に係る規定の適用については、なお従前の例による。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年9月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成20年7月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(佐賀県歴史的文書の保存等に関する規程の一部改正)

2　佐賀県歴史的文書の保存等に関する規程(平成2年佐賀県訓令甲第3号)の一部を次のように改正する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

この訓令は、平成22年11月2日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(佐賀県法制審査委員会規程の廃止)

2　佐賀県法制審査委員会規程(昭和31年佐賀県訓令甲第9号)は、廃止する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成23年5月28日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年9月1日から施行する。

この訓令は、平成25年1月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年1月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

この訓令は、平成26年9月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成27年7月15日から施行する。

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成29年1月10日から施行する。

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

この訓令は、平成29年10月6日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。ただし、別表第1の改正規定は、平成30年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

この訓令は、令和元年5月8日から施行する。

この訓令は、令和元年11月25日から施行する。

この訓令は、令和2年4月1日から施行する。

この訓令は、令和2年10月7日から施行する。

この訓令は、令和3年1月1日から施行する。

この訓令は、令和3年4月1日から施行する。

(施行期日等)

1　この訓令は、令和3年4月1日から施行する。ただし、第1条中第11条、別表第1、様式第3号、様式第9号及び様式第10号の改正規定並びに第2条中様式第7号の改正規定は、公布の日から施行する。

2　第1条の規定による改正後の佐賀県文書管理規程第42条第2項の規定については、令和3年度以降の簿冊の編さんから適用し、令和2年度以前の簿冊の編さんについては、なお従前の例による。

(当直服務規程の一部改正)

3　当直服務規程(昭和25年佐賀県庁中令第5号)の一部を次のように改正する。

(佐賀県労働委員会事務局処務規程の一部改正)

4　佐賀県労働委員会事務局処務規程(昭和26年佐賀県訓令甲第1号)の一部を次のように改正する。

(佐賀県電子メール取扱規程の一部改正)

5　佐賀県電子メール取扱規程(平成25年佐賀県訓令甲第10号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、公布の日から施行する。

この訓令は、令和4年4月1日から施行する。

(施行期日等)

1　この訓令は、令和4年4月1日から施行する。ただし、第2条の改正規定(同条中第19号を削り、第20号を第19号とし、第21号を第20号とし、第22号を第21号とする部分に限る。)、第47条の改正規定(「受領印を押して」を「受領者を記載して」に改める部分に限る。)及び別表第1の改正規定は、公布の日から施行する。

2　この訓令による改正後の佐賀県文書管理規程第43条から第45条まで及び第47条から第49条の2までの規定は、この訓令の施行の日以後に行われる完結文書の保管及び保存、完結文書の公文書館長への引継ぎ、保存文書の返還並びに保管文書及び保存文書の廃棄について適用する。

3　前項の規定にかかわらず、この訓令による改正前の佐賀県文書管理規程に規定する電子文書システムにより処理が行われた文書で当該システムの導入後からこの訓令の施行の日までの間において適切な廃棄の処理が行われたもの及び主務課長が旧若楠会館において保管している文書に係るこの訓令による改正後の佐賀県文書管理規程に規定する文書管理システムによる廃棄の処理については、法務私学課長の指示に従い、主務課長及び所長並びに公文書館長が行うものとする。

(佐賀県電子メール取扱規程の一部改正)

4　佐賀県電子メール取扱規程(平成25年佐賀県訓令甲第10号)の一部を次のように改正する。

この訓令は、公布の日から施行する。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

この訓令は、公布の日から施行し、令和5年4月1日から適用する。

この訓令は、令和5年12月25日から施行する。

この訓令は、令和6年1月1日から施行する。

この訓令は、令和6年2月1日から施行する。

この訓令は、令和6年4月1日から施行する。