○佐賀県文書規程

昭和55年3月18日

佐賀県訓令甲第1号

本庁

現地機関

佐賀県文書規程を次のように定める。

佐賀県文書規程

佐賀県文書規程(昭和30年佐賀県訓令甲第23号)の全部を改正する。

目次

第1章 総則(第1条―第9条)

第2章 文書の収受及び配布(第10条―第15条)

第3章 文書の起案及び回議(第16条―第32条)

第4章 文書の審査(第33条)

第5章 文書の施行(第34条―第37条)

第6章 勤務時間外に到着した文書の取扱い(第38条)

第7章 文書の整理、保管及び保存(第39条―第51条)

第8章 補則(第52条)

附則

付記

別表第1 公文例式

〃 第2 文書発信者名

〃 第3 文書保存期間

様式第1号 条例等番号簿

〃 第2号 親展文書台帳

〃 第3号 特殊文書配布簿

〃 第4号 受付日付印

〃 第5号 供覧印

〃 第6号 公印使用承認印

〃 第7号 件名目次

〃 第8号 保存文書引継目録

〃 第9号 保存文書閲覧簿

〃 第10号 保存文書借用簿

〃 第11号 保存文書返還目録

〃 第12号 廃棄文書目録

第1章 総則

(平19訓令甲1・全改)

(趣旨)

第1条 この規程は、本庁及び所における文書事務の適正かつ能率的な運営を図るため、文書の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(平19訓令甲1・全改)

(定義)

第2条 この規程において、次の各号に掲げる用語の意義は、当該各号に定めるところによる。

(2) 所 知事の事務部局で本庁以外の機関(支所、分場等を含む。)をいう。

(3) 部 佐賀県部設置条例第1条に規定する部並びに組織規則第3条第2項に規定する局及び出納局をいう。

(4) 課 組織規則第3条第1項及び第3項から第5項まで並びに第4条第2項に規定する課及びセンター、推進監及び組織規則第27条第1項の規定により置かれた職にある者からなる組織並びに調整監からなる組織をいう。

(5) 室 組織規則第19条に規定する室をいう。

(6) 所の課 所の課(所の部又は所の室に置かれた課を除く。)、所の部又は所の室(所の部又は所の課に置かれた室を除く。)及び所の科(所の部に置かれた科を除く。)をいう。

(7) 部長 部の長をいう。

(8) 課長 組織規則第23条第1項に規定する課長及びセンター長、調整監(調整監からなる組織が置かれた場合に限る。)並びに推進監(推進監及び組織規則第27条第1項の規定により置かれた職にある者からなる組織が置かれた場合に限る。)をいう。

(9) 室長 室の長をいう。

(10) 係長 組織規則第25条第1項に規定する係長をいう。

(11) 所長 所の長(農林事務所地域農業改良普及センター長を含み、博物館、九州陶磁文化館、美術館、名護屋城博物館及び佐賀城本丸歴史館にあっては、常勤の館長又は統括副館長とする。)をいう。

(12) 所の課長 所の課の長をいう。

(13) 文書 職員が職務上作成し、又は取得した書面、図画及び写真(これらを撮影したマイクロフィルムを含む。)並びに電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)をいう。

(14) 未完結文書 組織的に用いるものとして作成し、又は取得した文書で、現に利用し、又は使用しているものをいう。

(15) 完結文書 組織的に用いるものとして作成し、又は取得した文書で、事案の処理が完了したものをいう。

(16) 電子施行 文書交付者の使用に係る電子計算機と文書被交付者の使用に係る電子計算機とを接続する電気通信回線を通じて記載事項を送信し、文書被交付者等の使用に係る電子計算機に備えられた文書被交付者ファイルに記録する方法(以下「電磁的方法」という。)により電磁的記録を交付することをいう。

(17) 電子文書 文書のうち電磁的方法により交付される電磁的記録をいう。

(18) 電子署名 電子計算機による情報処理の用に供される電磁的記録に記録することができる情報について行われる措置であって、次のいずれにも該当するものをいう。

 当該情報が当該措置を行った者の作成に係るものであることを示すためのものであること。

 当該情報について改変が行われていないかどうかを確認することができるものであること。

(19) 文書交換証明書 電子文書が電子施行を担当する者により正当に送信されたものであることを証明するデータをいう。

(20) 電子文書システム 電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書管理に関する事務の処理を行うシステムをいう。

(21) 電子回議 電子文書システムの機能を利用して行う回議をいう。

(22) 電子供覧 電子文書システムの機能を利用して行う供覧をいう。

(平19訓令甲1・全改、平19訓令甲18・平20訓令甲7・平21訓令甲11・平22訓令甲6・平23訓令甲1・平23訓令甲6・平24訓令甲3・平24訓令甲9・平25訓令甲1・平25訓令甲4・平25訓令甲12・平26訓令甲5・平26訓令甲9・平27訓令甲6・平28訓令甲6・平29訓令甲1・平29訓令甲6・平29訓令甲8・平31訓令甲3・一部改正)

(公文の種類及び例式)

第3条 公文の種類は、次のとおりとする。

(1) 法規文

 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定によるもの

 規則 地方自治法第15条の規定によるもの

(2) 公示文

 告示 知事(その権限の委任を受けた者を含む。)が、原則として行政行為の結果又は事実を一般に公示するもの

 公告 知事(その権限の委任を受けた者を含む。)が、一定の事項を一般に公示するもので告示以外のもの

(3) 令達文

 訓令甲 知事が、所属機関又は職員に対し命令するもので、一般に知らせる必要があるもの

 訓令乙 知事が、所属機関又は職員に対し命令するもので、一時的で例規とする必要がなく、一般に知らせないもの

 達 法人又は個人に対し一方的に命令するもの

 指令 上申、伺、願等に対し命令するもの

(4) 往復文等

通達、通知、照会、回答等

2 公文例式は、別表第1のとおりとする。

(平19訓令甲1・全改)

(文書の記号及び番号)

第4条 次の各号に掲げる文書には、それぞれ当該各号に定めるところにより記号及び番号を付けなければならない。ただし、儀礼的な文書等で記号及び番号を付けることが適当でないもの、又は軽易な文書には、これを省略することができる。

(1) 条例、規則、告示及び訓令甲 県名及びその種類を冠し、条例等番号簿(様式第1号)によって番号を付ける。

(2) 達及び指令 県名及びその種類を冠し、電子文書システムにより記号及び番号を付ける。

(3) 施行する往復文等 電子文書システムにより記号及び番号を付ける。ただし、親展文書については、親展文書台帳(様式第2号)によって番号を付け、記号の上記に「親」の字を加える。

2 前項の規定による記号は、課名若しくは所名の頭文字又は課名若しくは所名とする。

3 文書の番号は、毎年4月1日から始まり、翌年の3月31日に終わるものとする。ただし、条例、規則、告示及び訓令甲の番号は、毎年1月1日から始まり、12月31日に終わるものとする。

(平19訓令甲1・全改)

(法務私学課長の職務)

第5条 法務私学課長は、本庁及び所における文書事務を総括する。

2 法務私学課長は、本庁及び所の文書事務を随時調査し、適正かつ迅速に処理されるよう指導しなければならない。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平28訓令甲6・一部改正)

(文書主任)

第6条 課及び所に文書主任を置く。

2 文書主任は、本庁にあっては庶務を担当する係長(庶務を担当する係長が置かれていない課にあっては課長が所属職員のうちから指名する者)を、所にあっては庶務を担当する所の課長(庶務を担当する所の課長が置かれていない所にあっては所長が所属職員のうちから指名する者)をもって充てる。

3 文書主任が不在のときは、課長又は所長が所属職員のうちから指名する者がその職務を代行することができる。

(平19訓令甲1・全改、平29訓令甲1・平31訓令甲3・一部改正)

(文書主任の職務)

第7条 文書主任は、次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の受領及び交付に関すること。

(2) 文書の施行に関すること。

(3) 文書の処理の進行管理に関すること。

(4) 文書の整理、保管及び保存に関すること。

(5) 文書の事務に関する法務私学課との連絡調整に関すること。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平28訓令甲6・一部改正)

(文書取扱者)

第8条 前条各号(第3号を除く。)に掲げる文書主任の事務を補助するため、文書取扱者を置く。

2 文書取扱者は、課長又は所長が所属職員のうちから指名する。

(平19訓令甲1・全改、平29訓令甲1・平31訓令甲3・一部改正)

(文書の取扱い)

第9条 文書は、常にその所在を明らかにし、災害、紛失、盗難等を予防しなければならない。

2 秘密を要する文書の取扱い及び保管については、特に注意を払わなければならない。

3 文書は、法令(条例、規則及び規程を含む。以下同じ。)に別に定めがある場合を除くほか、上司の許可を得ないで、関係者以外の者に閲覧させ、又はその写しを交付してはならない。

(平19訓令甲1・全改)

第2章 文書の収受及び配布

(平19訓令甲1・全改)

(郵便物の受領)

第10条 本庁に到達した郵便物(課に到達したものを除く。)は法務私学課長が、課又は所に到達した郵便物は文書主任が受領する。ただし、受領してはならない郵便物又は受領を不適当と認める郵便物は、転送又は返送の手続をしなければならない。

2 郵便料の未納又は不足の郵便物は、公務に関係があると認められるものに限り、その未納又は不足の料金を納めて受領することができる。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平28訓令甲6・一部改正)

(本庁における郵便物等の配布)

第11条 法務私学課長は、前条の規定により受領した郵便物は、次の各号により処理しなければならない。

(1) 特別送達郵便物以外の郵便物は、未開封のまま主務課に配布すること。ただし、開封しなければ所管する課が不明な郵便物については、開封することができる。

(2) 書留郵便物及び特別送達郵便物は、特殊文書配布簿(様式第3号)に必要な事項を記入して受領印又は署名を徴し、主務課に配布すること。この場合において、特別送達郵便物については、開封してその余白又は封筒に受付日付印を押し、到達時刻を記入すること。

2 法務私学課長は、2以上の課に関係のある郵便物を配布するときは、その関係の最も深い課に配布しなければならない。

3 法務私学課長は、文書(電子文書を除く。次条及び第13条において同じ。)で郵便物以外のものを受領したときは、郵便物に準じて取り扱うものとする。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平28訓令甲6・平30訓令甲4・一部改正)

(本庁における文書の取扱い)

第12条 課の文書主任は、文書の送付を受けたとき(前条の規定により文書の配布を受けたときを含む。)は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 親展文書 直ちに名あて人に交付すること。

(2) 親展文書以外の文書 主務係長(当該文書に係る事務を所掌する係長(係長が置かれていない課にあっては、課長が指名する者)をいう。以下同じ。)に当該文書を交付すること。この場合においては、当該文書の余白に受付日付印(様式第4号)を押し、当該文書が到達の日時が権利の得喪、変更等に関係のあるものであるときは、その余白に到達時刻を記入すること。

2 前項の規定により親展文書の交付を受けた者は、当該親展文書が同項第2号に規定する手続を必要と認めるものであるときは、速やかに同項第2号に規定する手続を行わなければならない。

3 文書主任は、配布を受けた文書のうちに当該課の主管に属しないものがあるときは、直ちに関係課に送付しなければならない。

4 文書主任は、他の課に関係のある文書の配布を受けたときは、その旨を関係課の文書主任に連絡し、必要がある場合は、その写しを送付しなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

(所における文書の取扱い)

第13条 所の文書主任は、文書を受領したとき(第10条の規定により郵便物を受領したときを含む。)は、次の各号に掲げる区分に応じ、それぞれ当該各号に定めるところにより処理しなければならない。

(1) 親展文書 直ちに名あて人に交付すること。

(2) 親展文書以外の文書 所の主務課長(当該文書に係る事務を所掌する所の課長(所の課長が置かれていない所にあっては、所長が所属職員のうちから指名する者)をいう。以下同じ。)に当該文書を交付すること。この場合においては、当該文書の余白に受付日付印を押し、当該文書が到達の日時が権利の得喪、変更等に関係のあるものであるときは、その余白に到達時刻を記入すること。

2 前項の規定により親展文書の交付を受けた者は、当該親展文書が同項第2号に規定する手続を必要と認めるものであるときは、速やかに同項第2号に規定する手続を行わなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

(電子文書の受信等)

第14条 法務私学課長(課又は所にあっては、文書主任)は、電子署名のある電子文書を受信したときは、電子署名を検証しなければならない。

2 法務私学課長は、電子文書を受信したときは、前項の処理を行った後、直ちに主務課に転送しなければならない。この場合において、2以上の課に関係のある電子文書は、その関係の最も深い課に転送しなければならない。

3 各課又は各所の文書主任は、第1項の規定により受信した電子文書又は前項の規定により転送を受けた電子文書が当該課又は所の主管に属しないものであるときは、直ちに関係課又は所に転送しなければならない。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平24訓令甲3・平28訓令甲6・一部改正)

(文書の収受)

第15条 第12条から前条までの規定により文書の交付を受けた者は、その交付を受けた文書を点検し、必要に応じ処理期限及び指示事項を示して、当該文書を担当者に交付しなければならない。

2 担当者は、前項の規定により交付を受けた文書が申請書、照会文書等当該文書に基づき指令、回答等を要する文書その他必要と認めるものである場合は、電子文書システムにより収受の処理を行わなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

第3章 文書の起案及び回議

(平19訓令甲1・全改)

(文書の処理)

第16条 担当者は、別に定めるものを除き、文書を作成し、又は取得するに当たっては、起案又は供覧の手続を行わなければならない。

2 前項の規定によることができない場合には、文書を作成し、又は取得した後に起案又は供覧の手続を行わなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

(処理の方法)

第17条 意思決定を要する事案の処理は、起案により行わなければならない。ただし、きわめて軽易なもので急ぐものは、電話又は口頭で処理することができる。この場合は、適当な方法により処理の経過を記録しておかなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

(起案)

第18条 起案は、規則等により別に定める場合を除き、電子文書システムにより行わなければならない。

2 起案の要旨を説明する必要のあるものは、起案文書にその要旨、関係法文及び参考となる事項又は資料を付記し、又は添付し、事件の経過を分かりやすいようにしなければならない。

3 電報案には発信理由及びふりがなを付けなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

(軽易な文書の処理)

第19条 前条の規定にかかわらず、電話、口頭等により資料の送付等について依頼があった場合の処理案で軽易なものは、一定の帳簿により処理することができる。

(平19訓令甲1・全改)

(文書の左横書き)

第20条 文書は、左横書きとする。ただし、法令の規定により縦書きと定められたものその他縦書きを必要とするものは、この限りでない。

(平19訓令甲1・全改、平24訓令甲16・一部改正)

(用字用語)

第21条 文書は、次の各号に掲げるものにより平易簡明に表現するように努めなければならない。

(1) 常用漢字表(平成22年内閣告示第2号)

(2) 現代仮名遣い(昭和61年内閣告示第1号)

(3) 送り仮名の付け方(昭和48年内閣告示第2号)

(4) 外来語の表記(平成3年内閣告示第2号)

(平19訓令甲1・全改、平23訓令甲5・一部改正)

(決裁区分の表示)

第22条 起案文書には所定の箇所に、知事の決裁事項については「甲」、副知事専決事項については「乙」、部長専決事項については「丙」、情報統括監専決事項、医療統括監専決事項、局長専決事項、理事専決事項、副部長専決事項、副局長専決事項、政策総括監専決事項、調整監専決事項、企業立地総括監専決事項及び出納局長専決事項については「2」、課長(調整監を除く。)専決事項については「丁」、室長専決事項、国民保護・防災対策監専決事項、団体検査・指導監専決事項、副課長専決事項、副センター長専決事項及び副室長専決事項については「2」、係長専決事項については「3」の表示をしなければならない。

(平19訓令甲1・全改、平19訓令甲8・平19訓令甲12・平19訓令甲16・平19訓令甲18・平19訓令甲20・平20訓令甲7・平20訓令甲11・平21訓令甲11・平22訓令甲6・平22訓令甲9・平23訓令甲1・平23訓令甲6・平23訓令甲7・平24訓令甲12・平25訓令甲1・平25訓令甲4・平25訓令甲12・平26訓令甲5・平27訓令甲3・平27訓令甲6・平28訓令甲6・平29訓令甲1・平29訓令甲6・平29訓令甲8・平31訓令甲3・一部改正)

(発信者名)

第23条 施行文書の発信者名は、原則として別表第2による。ただし、必要がある場合は、この限りでない。

(平19訓令甲1・全改)

(主務課名の表示)

第24条 発信者名が知事、副知事又は部長(局長を含む。)の施行文書には、主務課名を当該施行文書の末尾に括弧書きで表示しなければならない。ただし、法規文、公示文、令達文、行政不服審査関係文、契約書、賞状、式辞その他主務課名を表示することが適当でない施行文書については、この限りでない。

2 施行文書には、照会その他の便宜に資するため、必要に応じて、事務担当者の課名、氏名、電話番号等を当該施行文書の末尾に表示するよう努めなければならない。

3 説明資料、会議資料等の文書には、作成年月日及び主務課名を当該文書の右上余白に表示するよう努めなければならない。

(平19訓令甲1・全改、平28訓令甲6・一部改正)

(取扱いの表示)

第25条 次の各号に掲げる取扱いを要する起案文書には、当該各号に掲げる区分によりその取扱いの種類を表示しなければならない。

(1) 県公報に登載するもの 「公報登載」

(2) 今後の例規となるもの 「例規」

(3) 特殊な取扱いにより施行するもの 「内容証明扱い」「配達証明扱い」「書留扱い」「特定記録扱い」「現金書留扱い」「速達扱い」「公印省略」「電子署名省略」

(4) はがき施行をもって施行するもの 「はがき」

(5) 秘密、親展、重要又は至急の取扱いを要するもの 「秘」「親展」「重要」「至急」

(6) 主務課及び所の主務課において、託送又は持参により施行するもの 「持参」「託送」

(7) ファクシミリにより施行するもの 「ファクシミリ施行」

(8) 電子施行をするもの 「電子施行」

(9) 第36条第4項に規定する佐賀県文書逓送実施要領に基づき特別逓送により施行するもの 「特別逓送」

(平19訓令甲1・全改、平21訓令甲6・一部改正)

(回議)

第26条 起案文書の回議は、電子回議又は起案用紙(電子文書システムで出力するもの及び規則等により別に定められたものに限る。以下同じ。)による回議のいずれかにより行わなければならない。

2 起案文書のうち秘密を要するもの、重要なもの又は急施を要するものの回議については、電子回議の場合を除き、起案者又は内容を説明できる者が持ち回わって行わなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

(代決)

第27条 代決者が代決をするときは、次の各号に定めるところにより、その旨を明らかにしなければならない。

(1) 電子回議の場合 代決者として電子文書システムで決裁すること。

(2) その他の場合 代決者として押印した印影の上部に「代」と記載すること。

2 前項第2号の場合において、決裁権者の後閲を受けるときは、あらかじめ同号の印影の上部に「後閲」と記さなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

(合議)

第28条 同一の部において他課に関係のある起案文書は、関係課長又は関係室長に合議の後上司に回議しなければならない。

2 他部に関係のある起案文書は、主務部長の回議又は決裁を経た後に関係部に合議しなければならない。

3 条例、規則、告示又は訓令甲に係る文書その他県公報に登載する文書は、法務私学課長に合議しなければならない。

4 合議に際し、意見が一致しないときは、上司の裁決を受けなければならない。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平28訓令甲6・一部改正)

第29条 削除

(平23訓令甲5)

(起案文書の再回議等)

第30条 起案者は、回議又は合議の過程において廃案となり、又は起案の内容に重要な変更があったときは、回議し、又は合議した関係者に再回議し、又は通知しなければならない。

2 起案者は、電子文書システムによる起案文書が廃案となった場合は、電子文書システムにより廃案の処理をしなければならない。

3 決裁の後、新たな事態の発生により施行を取りやめ、又は保留しなければならないときは、新たにその旨を起案し、決裁の終わった起案文書(以下「原議書」という。)を添付して決裁を受けなければならない。

4 決裁の後、誤りを発見したときは、これを訂正して上司の承認を受けなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

(決裁後の処理)

第31条 起案者は、起案文書が決裁されたときは、決裁年月日を電子文書システムに登録しなければならない。この場合において、起案用紙による回議の場合にあっては、あわせて当該起案文書の所定欄に決裁年月日を記入しなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

(供覧)

第32条 文書の供覧は、電子供覧又は電子文書システムで出力する供覧用紙による供覧のいずれかにより行わなければならない。

2 前項の規定にかかわらず、電子文書システムにより難い場合には、当該文書の余白に供覧印(様式第5号)を押して行うものとする。

(平19訓令甲1・全改)

第4章 文書の審査

(平19訓令甲1・全改)

(文書の審査)

第33条 文書は、本庁にあっては各事務を担当する係長(係長が置かれていない課にあっては課長が所属職員のうちから指名する者)の審査を、所にあっては各事務を担当する所の課長(所の課長が置かれていない所にあっては所長が所属職員のうちから指名する者)の審査を受けなければならない。

2 前項に規定する文書の審査を行う者は、電子回議の場合を除き、前項の審査を終わったときは、原議書の審査欄に押印しなければならない。

(平21訓令甲6・全改)

第5章 文書の施行

(平19訓令甲1・全改)

(公印等の押印)

第34条 施行文書(電子文書を除く。)は、公印を押さなければならない。ただし、権利の得喪又は変更に関する文書その他重要な文書を除き、公印を省略することができる。この場合において、県の機関に対して施行する文書を除き、発信者名の下部に「(公印省略)」の表示をしなければならない。

2 法務私学課長が管守する公印(法務私学課の課印及び課長印を除く。)を使用するときは、法務私学課長の承認を受けなければならない。

3 法務私学課長は、電子回議の場合を除き、前項の承認をするときは、原議書に公印使用承認印(様式第6号)を押さなければならない。

4 第1項に定めるもののほか、公印の使用については、佐賀県公印規程(昭和42年佐賀県訓令甲第4号)の定めるところによる。

5 電子文書には、電子署名をしなければならない。ただし、権利の得喪又は変更に関する文書その他重要な文書を除き、電子署名を省略することができる。

6 前項に定めるもののほか、電子署名については、別に定める。

(平19訓令甲1・全改、平21訓令甲6・平22訓令甲6・平28訓令甲6・一部改正)

(ファクシミリ等を利用した文書の施行)

第35条 ファクシミリによる施行は、公印を省略した文書を、県の機関又はファクシミリでの送付を了解している者に対して送付する場合に行うことができる。

2 電子施行は、総合行政ネットワークを利用して施行する場合又は県の機関若しくは電子施行を了解してる者に対して施行する場合に行うことができる。

3 総合行政ネットワークを利用して電子施行を行う場合は、文書交換証明書を添付して施行しなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

(発送の手続)

第36条 本庁において法務私学課を通して文書を発送しようとする者は、午後3時までに当該文書を法務私学課に送付しなければならない。

2 前項の規定により法務私学課を通して発送しようとする文書については、主務課において封入又は包装その他発送に必要な処理をしなければならない。ただし、法務私学課であて先の同じものを合封して発送する場合は、この限りでない。

3 法務私学課長は、第1項の規定により発送を要する文書の送付を受けたときは、速やかに当該文書を発送しなければならない。この場合において、起案文書に速達扱いその他特殊な取扱いの表示があっても、内容を審査してその必要がないと認められるものは、主務課と協議してその取扱方法を変更することができる。

4 法務私学課において逓送により発送する文書の取扱いは、別に定める。

(平19訓令甲1・全改、平21訓令甲6・平22訓令甲6・平28訓令甲6・一部改正)

(施行の完了)

第37条 起案者は、施行文書の施行が完了したときは、電子文書システムにより完結の処理を行わなければならない。この場合において、起案用紙による回議の場合にあっては、あわせて当該起案文書の所定欄に完結年月日を記入しなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

第6章 勤務時間外に到着した文書の取扱い

(平19訓令甲1・全改)

(勤務時間外に到着した文書の取扱い)

第38条 勤務時間外に到着した文書の取扱いについては、別に定めるところによる。

(平19訓令甲1・全改)

第7章 文書の整理、保管及び保存

(平19訓令甲1・全改)

(未完結文書の整理、保管等)

第39条 未完結文書は、その処理の経過が明らかになるように所定の場所に整理して保管しなければならない。

2 文書主任は、随時未完結文書を調査し、その処理状況をは握するとともに、担当者に対して文書の処理の促進について必要な指示をしなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

(完結文書の整理等の原則)

第40条 完結文書は、文書分類表に従って分類整理し、必要なときは直ちに取り出せるように適切に保管し、及び保存しておかなければならない。

(平19訓令甲1・全改)

(文書分類表)

第41条 前条の文書分類表は、法務私学課長が定める。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平28訓令甲6・一部改正)

(完結文書の整理等)

第42条 完結文書は、次の各号に定める方法により整理し、簿冊ごとに保存しなければならない。

(1) 年度ごとに整理すること。ただし、暦年ごとに整理することが適当なものについては、暦年ごとに整理すること。

(2) 保存期間が同一の完結文書ごとに整理すること。

(3) 2以上の事件に関係のある完結文書は、最も関係の深い事件に係る完結文書とともに整理し、その旨を明記しておくこと。

2 電子文書システムによる場合を除き、簿冊は、次の各号に定める方法により編さんしなければならない。

(1) 完結文書は、完結年月日の新しいものから順に上から下に編さんすること。

(2) 各簿冊ごとに件名目次(様式第7号)を付けること。ただし、保存期間が5年以下の完結文書を編さんした簿冊については、この限りでない。

(3) 一連の事務処理に係る完結文書であっても、紙の大きさが本書と異なるものその他同一の簿冊に編さんできないものは、別冊その他適切な方法で編さんし、当該簿冊の目次にその旨を明記しておくこと。

(4) 簿冊の厚さは、10センチメートルを基準として編さんすること。

(5) 電子文書システムで出力する背表紙を装ていすること。

(平19訓令甲1・全改)

(完結文書の保管及び保存)

第43条 保存期間が10年に満たない完結文書(電磁的記録を除く。)は、主務課又は所の主務課において保管するものとする。

2 保存期間が10年以上の完結文書(電磁的記録を除く。)は、佐賀県公文書館長(以下「公文書館長」という。)が保存するものとする。ただし、次に掲げるものは、その必要とする期間に限り、主務課又は所において保管することができる。

(1) 秘密を要する完結文書

(2) 例規、図書、諸帳簿等で、主務課又は所で保管することが事務処理上特に必要なもの

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平24訓令甲3・一部改正)

(保存期間)

第44条 完結文書の保存期間は、永久、10年、5年、3年及び1年の5区分とし、その区分は、別表第3のとおりとする。ただし、法令に保存期間の定めがあるもの及びこれにより難いものの保存期間は、それぞれ法令で定める期間又は必要な期間とする。

2 前項の規定にかかわらず、現に継続している訴訟における手続上の行為をするために必要とされる完結文書については、同項の保存期間の満了する日後においても、当該訴訟が終結するまでの間、保存期間を延長するものとする。

3 第1項の規定にかかわらず、保存期間の異なる完結文書を同一の簿冊に保存する必要がある場合においては、最も長期に保存すべき完結文書の保存期間を基準として完結文書の保存期間を定めることができる。

4 完結文書の保存期間の起算日は、完結年月日の属する年度の翌年度の4月1日とする。ただし、暦年ごとに編さんする完結文書の保存期間の起算日は、完結年月日の属する年の翌年の1月1日とする。

5 主務課長及び所長は、保管文書及び保存文書について、保存期間を定める法令が改正された場合その他保存期間を変更する必要が生じた場合は、保存期間を延長し、又は短縮することができる。

(平19訓令甲1・全改、平21訓令甲6・平29訓令甲1・平31訓令甲3・一部改正)

(完結文書の公文書館長への引継ぎ)

第45条 主務課長及び所長は、第43条第2項の規定に基づき公文書館長が保存する完結文書については、年度整理のものは完結年月日の属する年度の翌年度の7月31日までに、暦年整理のものは完結年月日の属する年の翌年の3月31日までに保存文書引継目録(様式第8号)及び件名目次を添えて、公文書館長に引き継がなければならない。

2 公文書館長は、前項の規定による引継ぎを受けたときは、保存文書引継目録に配架した書架の記号番号を記入しなければならない。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平24訓令甲3・平29訓令甲1・平31訓令甲3・一部改正)

(保存文書の閲覧借用)

第46条 保存文書(前条第1項の規定により公文書館長に引き継がれた完結文書をいう。以下同じ。)を閲覧し、又は借用しようとする職員は、保存文書閲覧簿(様式第9号)又は保存文書借用簿(様式第10号)により、公文書館長の承認を受けなければならない。

2 保存文書の借用期間は、1週間以内とする。ただし、特に必要があると認めるときはこの期間を延長することができる。

3 前2項の規定に基づき借用した保存文書(以下「借用文書」という。)は、期間内でも公文書館長が返付を求めたときは、直ちにこれを返さなければならない。

4 保存文書を閲覧し、又は借用する職員は、保存文書を損傷し、又は紛失しないように注意するとともに、転貸、庁外持出し、抜取り、追補、まっ消、訂正等をしてはならない。

5 借用文書は、借用期間の満了したとき、又は期間内でも借用の必要がなくなったときは、直ちに返さなければならない。

6 保存文書を閲覧し、又は借用する職員は、保存文書を損傷し、若しくは紛失したとき、又は当該保存文書に異状を認めたときは、直ちに公文書館長に届け出て、その指示を受けなければならない。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平24訓令甲3・一部改正)

(保存文書の返還)

第47条 主務課長及び所長は、事務処理上特に自ら保管する必要が生じた保存文書については、公文書館長の承認を得て返還を受けることができる。この場合において、事務局長、主務課長及び所長は、保存文書返還目録(様式第11号)を公文書館長に提出しなければならない。

2 公文書館長は、前項の規定により保存文書の返還を承認したときは、保存文書返還目録を添えて当該保存文書を主務課長又は所長に返還するとともに、保存文書引継目録にその旨を記載しなければならない。

3 主務課長及び所長は、前項の規定による返還を受けたときは、保存文書引継目録にその旨を記載するとともに、保存文書返還目録に受領印を押して公文書館長に返送しなければならない。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平24訓令甲3・平29訓令甲1・平31訓令甲3・一部改正)

(保管文書の廃棄)

第48条 主務課長及び所長は、保存期間が満了した保管文書を廃棄しようとするときは、廃棄予定簿冊目録(様式第12号)を作成し、これを公文書館長に提出しなければならない。この場合において、公文書館長から佐賀県公文書館条例(平成24年佐賀県条例第7号)第1条に規定する歴史的文書(以下「歴史的文書」という。)として保存する必要があるものとして文書の引継ぎを求められたときは、当該文書を公文書館長に引き継ぐものとする。

2 主務課長及び所長は、前項の規定により公文書館長に引き継ぐものを除き、保存期間の満了した保管文書を速やかに廃棄するものとする。

(平24訓令甲3・全改、平29訓令甲1・平30訓令甲11・平31訓令甲3・一部改正)

(保存文書の廃棄)

第49条 公文書館長は、保存文書が保存期間を満了したときは、廃棄予定簿冊目録を作成し、主務課長又は所長に保存期間を延長しない旨の確認を得なければならない。

2 公文書館長は、前項の規定により保存期間の延長をしない旨の確認を得た保存文書については、別に定めるところにより歴史的文書として選別したものを除き、速やかに廃棄しなければならない。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平24訓令甲3・平29訓令甲1・平30訓令甲11・平31訓令甲3・一部改正)

(文書廃棄に係る意見聴取)

第49条の2 公文書館長は、第48条第2項又は前条第2項の規定による文書の廃棄に当たっては、歴史的文書の選別を行う前に、廃棄を予定している簿冊の名称、保存期間、完結年度その他の事項を2月以上公示し、一般の意見を聴くものとする。

(平30訓令甲11・追加)

(書庫の管理)

第50条 公文書館長及び所長は、書庫を常に清掃整備するとともに火災、盗難、虫そ害及び湿気を予防するよう努めなければならない。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平24訓令甲3・一部改正)

(電磁的記録の保存等)

第51条 電子文書システムに記録されている電磁的記録は、保存期間中電子文書システムで保存するものとする。

2 前項に規定する電磁的記録以外の電磁的記録は主務課又は所において保存するものとする。

(平19訓令甲1・全改、平24訓令甲3・一部改正)

第8章 補則

(平19訓令甲1・全改)

(補則)

第52条 この規程に定めるもののほか、文書の管理について必要な事項は、別に法務私学課長が定める。

(平19訓令甲1・全改、平22訓令甲6・平28訓令甲6・一部改正)

附 則

1 この訓令は、昭和55年4月1日から施行する。

2 昭和55年4月1日から昭和56年3月31日までの間における文書の番号は、第4条の規定にかかわらず、この訓令による改正前の佐賀県文書規程(昭和30年佐賀県訓令甲第23号)第4条の規定により同年3月31日までに文書台帳により記入した最後の番号に引き続く番号から始まるものとする。

3 この訓令の施行の際現にある旧書式による起案用紙は、なお、当分の間これを使用することができる。

附 則(昭和56年訓令甲第3号)

この訓令は、昭和56年4月1日から施行する。

附 則(昭和56年訓令甲第6号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(昭和57年訓令甲第3号)

この訓令は、昭和57年4月1日から施行する。

附 則(昭和58年訓令甲第15号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(昭和59年訓令甲第5号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(昭和60年訓令甲第8号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(昭和62年訓令甲第1号)

この訓令は、昭和62年4月1日から施行する。

附 則(昭和62年訓令甲第20号)

(施行期日)

1 この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令による改正前の佐賀県文書規程で定める様式に基づいて調製した用紙は、当該用紙が残存する間、所要の調整をして使用することができる。

附 則(平成元年訓令甲第7号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成元年4月1日から施行する。ただし、別表第1の改正規定(同表の3の(2)の2の改正規定中「昭和、、年度」を「平成、、年度」に改める部分を除く。)並びに様式第6号、様式第9号その1及び様式第9号その2の改正規定は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令による改正前の佐賀県文書規程に規定する様式による用紙は、当該用紙が残存する間、所要の調整をして使用することができる。

附 則(平成2年訓令甲第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

附 則(平成2年訓令甲第6号)

この訓令は、平成2年4月1日から施行する。

附 則(平成4年訓令甲第6号)

この訓令は、平成4年4月1日から施行する。

附 則(平成5年訓令甲第6号)

この訓令は、平成5年4月1日から施行する。

附 則(平成5年訓令甲第11号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成6年1月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際、現にこの訓令による改正前の佐賀県文書規程の規定に基づいて作成されている起案用紙等の様式は、この訓令による改正後の佐賀県文書規程の規定にかかわらず、平成6年3月31日までの間、使用することができる。

附 則(平成6年訓令甲第3号)

この訓令は、平成6年4月1日から施行する。

附 則(平成8年訓令甲第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成8年訓令甲第4号)

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

附 則(平成8年訓令甲第6号)

この訓令は、平成8年4月1日から施行する。

附 則(平成8年訓令甲第15号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成9年訓令甲第2号)

この訓令は、平成9年4月1日から施行する。

附 則(平成10年訓令甲第2号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成10年4月1日から施行する。

附 則(平成11年訓令甲第15号)

この訓令は、平成11年8月1日から施行する。

附 則(平成12年訓令甲第3号)

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

附 則(平成13年訓令甲第9号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成14年訓令甲第12号)

この訓令は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成15年訓令甲第10号)

この訓令は、平成15年10月10日から施行する。

附 則(平成16年訓令甲第1号)

この訓令は、平成16年4月1日から施行する。

附 則(平成17年訓令甲第3号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成17年訓令甲第12号)

この訓令は、平成17年4月1日から施行する。

附 則(平成18年訓令甲第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年4月1日から施行する。

附 則(平成18年訓令甲第20号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成18年11月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令甲第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令による改正前の佐賀県文書規程に規定する様式による用紙は、当該用紙が残存する間、所要の調整をして使用することができる。

(佐賀県歴史的文書の保存等に関する規程の一部改正)

3 佐賀県歴史的文書の保存等に関する規程(平成2年佐賀県訓令甲第3号)の一部を次のように改める。

〔次のよう〕略

附 則(平成19年訓令甲第8号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この訓令の施行の際現に地方自治法の一部を改正する法律(平成18年法律第53号)附則第3条第1項の規定により出納長が在職する場合においては、この訓令による改正後の佐賀県事務処理改善委員会規程、佐賀県公印規程、佐賀県文書規程、佐賀県電子署名規程、佐賀県職員記章に関する規程、佐賀県職員表彰規程及び佐賀県行政考査規程の規定にかかわらず、その任期中に限り、出納長及び副出納長に係る規定の適用については、なお従前の例による。

附 則(平成19年訓令甲第12号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令甲第16号)

(施行期日)

1 この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成19年訓令甲第18号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年9月1日から施行する。

附 則(平成19年訓令甲第20号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成19年10月1日から施行する。

附 則(平成20年訓令甲第7号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成20年訓令甲第11号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成20年7月1日から施行する。

附 則(平成21年訓令甲第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

(佐賀県歴史的文書の保存等に関する規程の一部改正)

2 佐賀県歴史的文書の保存等に関する規程(平成2年佐賀県訓令甲第3号)の一部を次のように改正する。

〔次のよう〕略

附 則(平成21年訓令甲第11号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

附 則(平成22年訓令甲第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成22年4月1日から施行する。

附 則(平成22年訓令甲第9号)

この訓令は、平成22年11月2日から施行する。

附 則(平成23年訓令甲第1号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

附 則(平成23年訓令甲第5号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

(佐賀県法制審査委員会規程の廃止)

2 佐賀県法制審査委員会規程(昭和31年佐賀県訓令甲第9号)は、廃止する。

附 則(平成23年訓令甲第6号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成23年訓令甲第7号)

この訓令は、平成23年5月28日から施行する。

附 則(平成24年訓令甲第3号)

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年訓令甲第9号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

附 則(平成24年訓令甲第12号)

この訓令は、平成24年9月1日から施行する。

附 則(平成24年訓令甲第16号)

この訓令は、平成25年1月1日から施行する。

附 則(平成25年訓令甲第1号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成25年訓令甲第4号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成25年4月1日から施行する。

附 則(平成25年訓令甲第12号)

この訓令は、平成26年1月1日から施行する。

附 則(平成26年訓令甲第5号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成26年4月1日から施行する。

附 則(平成26年訓令甲第9号)

この訓令は、平成26年9月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令甲第3号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成27年4月1日から施行する。

附 則(平成27年訓令甲第6号)

(施行期日)

1 この訓令は、平成27年7月15日から施行する。

附 則(平成28年訓令甲第6号)

この訓令は、平成28年4月1日から施行する。

附 則(平成28年訓令甲第12号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成29年訓令甲第1号)

この訓令は、平成29年1月10日から施行する。

附 則(平成29年訓令甲第6号)

この訓令は、平成29年4月1日から施行する。

附 則(平成29年訓令甲第8号)

この訓令は、平成29年10月6日から施行する。

附 則(平成30年訓令甲第4号)

この訓令は、公布の日から施行する。ただし、別表第1の改正規定は、平成30年4月1日から施行する。

附 則(平成30年訓令甲第11号)

この訓令は、公布の日から施行する。

附 則(平成31年訓令甲第3号)

この訓令は、平成31年4月1日から施行する。

(平24訓令甲16・全改、平30訓令甲4・一部改正)

画像画像画像画像画像画像

別表第2(第23条関係)

(平13訓令甲9・平16訓令甲1・平19訓令甲1・平19訓令甲8・平28訓令甲6・平29訓令甲1・平29訓令甲8・平31訓令甲3・一部改正)

文書発信者名

1 本庁

区分

発信者名

1 条例、規則、告示、公告、訓令甲、訓令乙

2 命令書、許可書、認可書、裁決書、決定書、契約書、その他これらに類する文書

3 賞状、表彰状、感謝状その他これらに類する文書

4 国の行政機関(府、省、委員会及び庁)の長、次官その他これらに準ずる者に発する文書

5 都道府県知事に発する文書

6 国の地方行政機関に発する文書のうち重要なもの

7 市町村長に発する文書のうち重要なもの

8 その他1から7までに掲げる文書に類する文書

知事

ただし、法令の規定により権限が他の者に存するときはその定めるところによる。

9 依命通達のうち重要なもの

副知事

10 依命通達のうち9以外のもの及び通達

11 国の行政機関の局長、本部長、課長その他これらに準ずる者に発する文書

12 都道府県の部長又は会計管理者に発する文書

13 国の地方行政機関に発する文書のうち6以外のもの

14 市町村長に発する文書のうち7以外のもの

15 本庁各課及び各室並びに所の長に発する文書のうち重要なもの

16 その他10から15までに掲げる文書に類する文書

部長又は会計管理者

17 都道府県の課長に発する文書

18 本庁各課及び各室並びに所の長に発する文書のうち15以外のもの

19 その他軽易な文書

課長(室長の専決に係る文書にあっては室長)

2 所

区分

発信者名

1 所長の専決事項に係る文書のうち許可、認可、免許、承認等の指令その他これらに類する文書

知事

2 所長の専決事項に係る文書のうち1以外のもの

3 所長の権限に属する事務に係る文書

所長

別表第3(第44条関係)

(昭62訓令甲1・全改、平16訓令甲1・平19訓令甲1・平19訓令甲8・平22訓令甲6・平26訓令甲5・平28訓令甲6・平28訓令甲12・一部改正)

文書保存期間

1 永久保存文書

(1) 皇室、儀式又は催事に関する文書で重要なもの

(2) 条例、規則及び訓令甲の制定又は改廃に関する文書(当該事務を所管する課のものに限る。)

(3) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書で重要なもの

(4) 訓令乙、告示、公告等に関する文書で重要なもの

(5) 県政の基本方針及び重要な計画に関する文書

(6) 市町村の廃置分合、境界変更及び未所属区域の編入に関する文書

(7) 県の組織の改正に関する文書(人事課所管のものに限る。)

(8) 県議会に関する文書で重要なもの(政策部所管のものに限る。)

(9) 許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書で法律関係が10年を超えるもの

(10) 統計及び調査に関する文書で重要なもの(統計分析課所管のものに限る。)

(11) 国及び他の地方公共団体との往復文書で将来の例証となるもの

(12) 国からの通達文書で重要なもの

(13) 試験研究に関する資料等で特に重要なもの

(14) 副知事、行政委員会の委員及び附属機関の委員の任免に関する文書

(15) 職員の任免、分限、懲戒、賞罰等に関する書類及び履歴書(人事課所管のものに限る。)

(16) 職員の長期給付、退職手当及び恩給に関する文書

(17) 知事及び副知事の事務引継書

(18) 叙位、叙勲及び褒章に関する文書で重要なもの

(19) 表彰に関する文書で重要なもの

(20) 職員の服務に関する文書で重要なもの(人事課所管のものに限る。)

(21) 職員の給与に関する文書で重要なもの

(22) 訴訟及び行政不服審査に関する文書(軽易なものを除く。)

(23) 公有財産の取得に関する文書並びに公有財産の処分及び管理に関する文書で重要なもの

(24) 予算、決算及び出納に関する文書で重要なもの

(25) 官報及び佐賀県公報(法務私学課所管のものに限る。)

(26) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの

2 10年保存文書

(1) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書(重要なものを除く。)

(2) 事業の計画及び実施に関する文書で重要なもの

(3) 許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書で法律関係が5年を超え10年以下のもの

(4) 附属機関への諮問又はこれに対する答申及び行政委員会からの勧告等に関する文書

(5) 統計及び調査に関する文書で重要なもの(統計分析課所管のものを除く。)

(6) 職員の任免、分限、懲戒、賞罰等に関する書類(人事課所管のものを除く。)

(7) 叙位、叙勲及び褒章に関する文書で10年間保存する必要があるもの

(8) 表彰に関する文書で10年間保存する必要があるもの

(9) 公有財産の処分及び管理に関する文書で10年間保存する必要があるもの

(10) 予算、決算及び出納に関する文書で10年間保存する必要があるもの

(11) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの

3 5年保存文書

(1) 訓令乙、告示、公告等に関する文書(重要なものを除く。)

(2) 事業の計画及び実施に関する文書(重要なもの及び軽易なものを除く。)

(3) 県議会に関する文書(政策部所管の重要なものを除く。)

(4) 許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書で法律関係が3年を超え5年以下のもの

(5) 統計及び調査に関する文書(重要なもの及び軽易なものを除く。)

(6) 通知、報告、依頼その他の往復文書で重要なもの

(7) 陳情、要望等に関する文書

(8) 臨時職員の任免に関する文書

(9) 部長若しくはこれに準ずる者又は会計管理者の事務引継書

(10) 叙位、叙勲及び褒章に関する文書(重要なもの及び10年間保存する必要があるものを除く。)

(11) 表彰に関する文書(重要なもの及び10年間保存する必要があるものを除く。)

(12) 職員の服務に関する文書(人事課所管のものに限る。ただし、人事課所管の重要なものを除く。)

(13) 職員の給与及び旅費に関する文書(軽易なもの及び職員の給与に関する文書で重要なものを除く。)

(14) 公有財産の処分及び管理に関する文書(重要なもの及び10年間保存する必要があるものを除く。)

(15) 予算、決算及び出納に関する文書で5年間保存する必要があるもの

(16) 貸付金、補助金、交付金及び給付金に関する文書

(17) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの

4 3年保存文書

(1) 皇室、儀式又は催事に関する文書(重要なものを除く。)

(2) 事業の計画及び実施に関する文書で軽易なもの

(3) 許可、認可、免許、承認その他の行政処分に関する文書で法律関係が3年以下のもの

(4) 通知、報告、依頼その他の往復文書(重要なもの及び軽易なものを除く。)

(5) 職員の服務に関する文書で重要なもの(人事課所管のものを除く。)

(6) 職員の給与及び旅費に関する文書で軽易なもの

(7) 職員の福利厚生に関する文書(軽易なものを除く。)

(8) 予算、決算及び出納に関する文書で3年間保存する必要があるもの

(9) 監査に関する文書

(10) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの

5 1年保存文書

(1) 統計及び調査に関する文書で軽易なもの

(2) 通知、報告、依頼その他の往復文書で軽易なもの

(3) 職員の服務に関する文書(重要なもの及び人事課所管のものを除く。)

(4) 職員の福利厚生に関する文書で軽易なもの

(5) 職員の研修に関する文書(重要なものを除く。)

(6) 予算、決算及び出納に関する文書で軽易なもの

(7) 官報及び佐賀県公報(法務私学課所管のものを除く。)

(8) 前各号に掲げる文書と同等と認められるもの

(平元訓令甲7・全改、平19訓令甲1・平21訓令甲6・一部改正)

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(平19訓令甲1・一部改正)

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(平19訓令甲1・旧様式第4号繰上、平30訓令甲4・一部改正)

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(平5訓令甲11・一部改正、平19訓令甲1・旧様式第5号繰上)

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(昭62訓令甲1・追加、平5訓令甲11・平10訓令甲2・一部改正、平14訓令甲12・旧様式第9号の2繰上、平16訓令甲1・一部改正、平19訓令甲1・旧様式第9号繰上・一部改正)

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(昭59訓令甲5・平5訓令甲11・平8訓令甲4・平14訓令甲12・平16訓令甲1・一部改正、平19訓令甲1・旧様式第10号繰上・一部改正、平21訓令甲6・平28訓令甲6・一部改正)

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(昭62訓令甲1・全改、平19訓令甲1・旧様式第14号繰上・一部改正)

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(昭62訓令甲1・全改、平8訓令甲15・一部改正、平19訓令甲1・旧様式第17号繰上・一部改正)

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(平19訓令甲1・旧様式第18号繰上・一部改正)

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(平19訓令甲1・旧様式第19号繰上・一部改正)

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(平8訓令甲15・追加、平19訓令甲1・旧様式第19号の2繰上・一部改正)

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(平30訓令甲11・全改)

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佐賀県文書規程

昭和55年3月18日 訓令甲第1号

(平成31年4月1日施行)

体系情報
第1編 総規/第3章 文書
沿革情報
昭和55年3月18日 訓令甲第1号
昭和56年3月31日 訓令甲第3号
昭和56年5月20日 訓令甲第6号
昭和57年3月29日 訓令甲第3号
昭和58年8月5日 訓令甲第15号
昭和59年7月20日 訓令甲第5号
昭和60年4月30日 訓令甲第8号
昭和62年3月31日 訓令甲第1号
昭和62年10月1日 訓令甲第20号
平成元年3月31日 訓令甲第7号
平成2年3月31日 訓令甲第3号
平成2年3月31日 訓令甲第6号
平成4年3月31日 訓令甲第6号
平成5年3月31日 訓令甲第6号
平成5年10月1日 訓令甲第11号
平成6年3月31日 訓令甲第3号
平成8年2月13日 訓令甲第1号
平成8年3月25日 訓令甲第4号
平成8年3月29日 訓令甲第6号
平成8年10月11日 訓令甲第15号
平成9年3月31日 訓令甲第2号
平成10年3月31日 訓令甲第2号
平成11年7月30日 訓令甲第15号
平成12年3月31日 訓令甲第3号
平成13年3月30日 訓令甲第9号
平成14年3月29日 訓令甲第12号
平成15年10月9日 訓令甲第10号
平成16年3月31日 訓令甲第1号
平成17年3月31日 訓令甲第3号
平成17年3月31日 訓令甲第12号
平成18年3月31日 訓令甲第4号
平成18年10月30日 訓令甲第20号
平成19年1月15日 訓令甲第1号
平成19年3月30日 訓令甲第8号
平成19年3月30日 訓令甲第12号
平成19年4月23日 訓令甲第16号
平成19年8月31日 訓令甲第18号
平成19年9月28日 訓令甲第20号
平成20年3月31日 訓令甲第7号
平成20年6月30日 訓令甲第11号
平成21年3月31日 訓令甲第6号
平成21年3月31日 訓令甲第11号
平成22年3月31日 訓令甲第6号
平成22年11月1日 訓令甲第9号
平成23年3月31日 訓令甲第1号
平成23年3月31日 訓令甲第5号
平成23年4月25日 訓令甲第6号
平成23年5月27日 訓令甲第7号
平成24年3月30日 訓令甲第3号
平成24年3月30日 訓令甲第9号
平成24年8月31日 訓令甲第12号
平成24年12月28日 訓令甲第16号
平成25年2月27日 訓令甲第1号
平成25年3月29日 訓令甲第4号
平成25年12月27日 訓令甲第12号
平成26年3月31日 訓令甲第5号
平成26年8月29日 訓令甲第9号
平成27年3月31日 訓令甲第3号
平成27年7月14日 訓令甲第6号
平成28年3月31日 訓令甲第6号
平成28年10月25日 訓令甲第12号
平成29年1月6日 訓令甲第1号
平成29年3月31日 訓令甲第6号
平成29年10月5日 訓令甲第8号
平成30年3月30日 訓令甲第4号
平成30年11月30日 訓令甲第11号
平成31年3月29日 訓令甲第3号