○佐賀県電子メール取扱規程
平成25年9月20日
佐賀県訓令甲第10号
本庁
現地機関
佐賀県電子メール取扱規程を次のように定める。
佐賀県電子メール取扱規程
目次
第1章 総則(第1条―第3条)
第2章 組織管理メール(第4条―第7条)
第3章 個人管理メール(第8条)
第4章 その他(第9条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この規程は、規則その他の規程に定めがあるものを除き、電子メールの取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(1) メールアドレス 電子メールの利用者を識別するための文字、番号、記号その他の符号をいう。
(2) 所属アドレス 所属又は職に付与されたメールアドレスをいう。
(3) 個人アドレス 職員に付与されたメールアドレスをいう。
(4) 組織管理メール 次に掲げる内容を含む電子メールをいう。
ア 組織としての対応を求める照会、依頼、協議等
イ 対応を求められた事案に対して組織として行う回答、承認等
ウ 組織としての意思、事実等を了知させるための通知、届出等
(5) 個人管理メール 組織管理メール以外の電子メールをいう。
(適正な電子メールの取扱い)
第3条 職員は、個人情報その他の重要な情報の保護に留意するとともに、誤送信の防止等電子メールの適正な利用に努めなければならない。
第2章 組織管理メール
(組織管理メールの送受信)
第4条 組織管理メールは、所属アドレスを利用して送受信するものとする。
(所属アドレスで送受信した電子メールの管理)
第5条 所属アドレス(職に付与されたものを除く。)で送受信した電子メールを管理する者(以下「所属アドレス管理者」という。)は、佐賀県文書管理規程(昭和55年佐賀県訓令甲第1号。以下「文書管理規程」という。)第6条に規定する文書主任をもって充てる。
2 所属アドレス管理者は、必要に応じ文書管理規程第6条第3項に規定する課長又は所長が所属職員のうちから指名する者に、前項に規定する管理を行わせることができる。
(平29訓令甲1・平31訓令甲3・令3訓令甲6・一部改正)
(受信の確認)
第6条 所属アドレス管理者その他の職員は、随時組織管理メールの受信の確認を行い、受信した組織管理メールについて、遅滞なく処理を行わなければならない。
(受信メールの処理)
第7条 所属アドレス管理者その他の職員は、受信メール(所属アドレスで受信した電子メールをいう。以下同じ。)のうち必要なものについては、文書管理システム(電子計算機を利用して文書の収受、起案、決裁、保存、廃棄その他の文書管理に関する事務の処理を行うシステムをいう。)又は紙への出力により収受の手続を行った後、文書管理規程の定めるところにより、必要な処理を行うものとする。
2 所属アドレス管理者は、受信メールのうち、誤送信されたもの又は受信すべきでないものについては、返信、削除その他必要な処理を行わなければならない。
3 所属アドレス管理者は、受信メールのうち主管に属しないものがある場合は、理由等を付して、直ちに当該受信メールを主管する所属の所属アドレスに転送しなければならない。
(令3訓令甲6・令4訓令甲5・一部改正)
第3章 個人管理メール
第8条 個人管理メールは、職員間の連絡、日程調整、問合せ等の電話又はメモに代わる手段として、個人アドレスを利用して送受信するものとする。
第4章 その他
(保存を要しない電子メール)
第9条 受信した電子メールのうち、次に掲げるものは、保存することを要しない。
(1) 収受の手続を行ったもの
(2) 電話又はメモに代わる手段として利用されたもの
(3) 判読が不能なもの
(4) 差出人が不明なもの等であって、迷惑メールと認められるもの
(5) 誤送信されたものであって、返信等が不要なもの
(6) 前各号に掲げるもののほか、明らかに組織としての対応が不要なもの
附則
この訓令は、平成25年10月1日から施行する。
附則(平成29年訓令甲第1号)
この訓令は、平成29年1月10日から施行する。
附則(平成31年訓令甲第3号)
この訓令は、平成31年4月1日から施行する。
附則(令和3年訓令甲第6号)抄
(施行期日等)
1 この訓令は、令和3年4月1日から施行する。
附則(令和4年訓令甲第5号)抄
(施行期日等)
1 この訓令は、令和4年4月1日から施行する。